Podróże służbowe są realizowane zarówno przez pracowników (na polecenie pracodawców), jak i przez posiadaczy własnych działalności gospodarczych. Czy jednak każdy z nich wie, ile wynosi dieta lub jak rozliczać podróże służbowe, aby uniknąć problemów prawnych? Przekonajmy się, co na temat delegacji krajowych i zagranicznych mówi polskie prawo.
Podróż służbowa to delegacja czy oddelegowanie?
Podróż służbowa dotyczy przede wszystkim pracowników, którzy udają się na nią na polecenie pracodawców. Jest ona definiowana, jako dalsze wykonywanie obowiązków zawodowych przez pracownika, ale w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.
Odpowiedź na pytanie, jak rozliczać podróże służbowe, reguluje Kodeks Pracy. Pracownikowi, który udaje się na delegację, przysługuje również zwrot kosztów, do których jest zaliczany m.in.: nocleg, transport, dieta oraz inne wydatki (np. opłaty parkingowe).
Podróż służbowa może również dotyczyć posiadaczy własnych działalności gospodarczych. W tym przypadku za delegację uznaje się każdy wyjazd poza miejsce prowadzenia przedsiębiorstwa, jeśli dotyczy on przedmiotu prowadzonej działalności.
Co to oznacza?
Uczestnictwo w szkoleniach lub kursach, pozwalających nabyć wiedzę z zakresu branży, w której jest prowadzone przedsiębiorstwo, to delegacja. Nie jest nią natomiast uczestnictwo w meczu piłkarskim.
Warto wiedzieć, że podróż służbowa może być nazywana delegacją, ale nie oddelegowaniem! Drugie pojęcie odnosi się do sytuacji, w których pracownik jest oddelegowany przez pracodawcę, do wykonywania swojej pracy w innej miejscowości, niż wskazana na umowie. Takie zachowanie wiąże się najczęściej z m.in.:
- wykonaniem aneksu do umowy,
- zmianą kwoty wynagrodzenia,
- czasową zmianą miejsca pracy.
Można więc rzec, że delegacja to pracowanie poza dotychczasowym miejscem, natomiast oddelegowanie to zmiana miejsca pracy na pewien czas.
Ile wynosi dieta krajowa podczas podróży służbowej?
Według polskiego prawa dieta krajowa wynosi minimum 30 zł za dobę podróży służbowej, jednak pracodawca może podaną kwotę zwiększyć, według własnego uznania. Wysokość diety różni się w zależności od tego, ile trwa delegacja krajowa:
- do 8 godzin dieta nie obowiązuje,
- od 8 do 12 godzin obowiązuje 50% diety,
- powyżej 12 godzin obowiązuje 100% diety.
Za każdą kolejną dobę obowiązuje: 50% diety (do 8 godzin) lub 100% diety (powyżej 8 godzin).
Warto wiedzieć, że dieta nie przysługuje pracownikowi między innymi wtedy, gdy ten ma zapewnione bezpłatne wyżywienie na cały dzień. Jeśli natomiast pracownik otrzyma niepełne wyżywienie w ciągu dnia, jego dieta zostaje pomniejszona o kwotę zależną od danego posiłku. Przyjmuje się, że:
- śniadanie to 25% diety,
- obiad to 50% diety,
- kolacja to 25% diety.
W rezultacie, jeśli pracownik musi we własnym zakresie zapewnić sobie obiad, przysługuje mu 50% diety.
Ile wynosi dieta zagraniczna podczas podróży służbowej?
Kwota diety zagranicznej jest zależna od stawek, które obowiązują w kraju, do którego udał się pracownik. Jest ona obliczana na podstawie długości pobytu w następujący sposób:
- do 8 godzin obowiązuje 1/3 diety,
- od 8 do 12 godzin obowiązuje 50% diety,
- powyżej 12 godzin obowiązuje 100% diety.
Podobnie jak w przypadku diety krajowej, również dieta zagraniczna może zostać zmniejszona o pewną kwotę w zależności od zapewnionego posiłku dla pracownika. W tym jednak przypadku przyjmuje się, że:
- śniadanie to 15% diety,
- obiad to 30% diety,
- kolacja to 30% diety.
Warto zaznaczyć, że w przeciwieństwie do diety krajowej, w tym przypadku, jeśli pracownik otrzyma wyżywienie na cały dzień, wciąż przysługuje mu 25% diety.
Koszty za nocleg i transport w delegacji
Polskie prawo podaje, że dobowy koszt noclegu za dobę nie może przekroczyć dwudziestokrotności diety, czyli 600 zł. Pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety, ale tylko wtedy, gdy pracodawca nie zapewnił mu noclegu, pracownik nie przedstawił odpowiedniego rachunku, a nocleg trwał minimum 6 godzin miedzy 21:00 a 7:00.
Pracownik otrzymuje zwrot kosztów za transport na podstawie przedstawionego rachunku lub poprzez ryczałt w wysokości 20% diety. Pracodawca wybiera środek transportu pracownikowi. Dlatego, jeśli pracownik zmieni go bez żadnego uzasadnienia, pracodawca ma prawo nie zwracać kosztów za przejazd.
Jeśli natomiast pracownik korzysta z samochodu służbowego, nie następuje zwrot kosztów za przejazd, chyba że ten zakupi paliwo za własne pieniądze. W sytuacji, gdy pracownik korzysta z samochodu prywatnego, prawo polskie (a dokładnie Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku) przewiduje stawki za przejechany kilometr.
Wynoszą one:
- 0,5214 zł dla samochodów osobowych o pojemności do 900cm3,
- 0,8358 zł dla samochodów osobowych o pojemności ponad 900cm3,
- 0,2302 zł dla motocykli,
- 0,1382 zł dla motorowerów.
Koszty poniesione przez pracownika za dojazd rozlicza się w taki sam sposób w delegacjach zagranicznych. Co więcej, podczas podróży służbowej poza granice Polski, pracownikowi przysługuje ryczałt na m.in.: pokrycie kosztów przejazdów z dworca i do dworca (w wysokości 100% diety) oraz pokrycie kosztów, dotyczących korzystania z komunikacji miejskiej (w wysokości 10% diety).
Jak rozliczać podróże służbowe krajowe i zagraniczne?
Rozliczanie delegacji różni się w zależności od tego, czy uczestniczył w nich pracownik, czy osoba posiadająca własną działalność gospodarczą.
Jak rozliczać podróże służbowe pracowników?
W pierwszym przypadku pracodawca wypłaca pracownikowi zaliczkę przed podróżą służbową, z której ten musi się rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu z podróży służbowej poprzez przedstawienie: faktur, rachunków i innych form dokumentacji. Pracownik nie musi również płacić podatku dochodowego PIT za dietę, jeśli mieści się ona w limitach.
W przypadku, gdy pracownik korzystał z prywatnego samochodu, zwrot wydatków za jego użytkowanie jest dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu wtedy, gdy:
- wydatki mają potwierdzenie w dokumentacji, znajdującej się w ewidencji przebiegu pojazdu,
- wydatki nie przekroczyły limitu, obowiązujących stawek za przejechany kilometr.
Przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie w formie ryczałtu lub karty podatkowej nie mogą uznać za koszty uzyskania przychodu rozliczenia delegacji swoich pracowników.
Jak rozliczać podróże służbowe pracodawców?
Osoba z własną działalnością gospodarczą może uznać wszelkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej, jako koszty uzyskania przychodu firmy. Oczywiście, jeśli tylko mają one związek z przedmiotem działalności gospodarczej i są poniesione w taki sposób, aby można było je uzasadnić pod względem prawnym.
Pracodawcy są również wyłączeni z limitów, które dotyczą np. noclegów, transportu lub wyżywienia.
Jak rozliczać podróże służbowe?
Poprawne rozliczanie podróży służbowej pozwala uniknąć poważnych konsekwencji prawnych. O podstawowych zasadach prawnych powinni pamiętać nie tylko pracodawcy, ale również pracownicy, którzy są wysyłani w delegację. Znajomość prawa daje swobodę działanie oraz gwarancję bezpieczeństwa podejmowanych działań. Powyższy artykuł może przyczynić się do znalezienia sposobów na to, jak rozliczać podróże służbowe w zgodzie z prawem. W przypadku wątpliwości nasze biuro rachunkowe i doradztwo podatkowe chętnie udzieli Ci pomocy.
